Die Grundlage einer umfassenden Hochwasservorsorge ist die Kenntnis der potentiellen Hochwassergefahren und -risiken, die sich aufgrund der geografischen Lage für eine Einrichtung ergeben. Dies kann aus den Hochwassergefahrenkarten und -risikokarten abgeleitet werden. Mit der Analyse der ermittelten Risiken lassen sich bauliche (z. B. Schutzmauern, Gebäudeabdichtungen, mobile Elemente) und nichtbauliche (z. B. Notfallplan, angepasste Nutzung der Räumlichkeiten, Hochwassernetzwerk) Maßnahmen planen, um Schäden durch Hochwasser oder Starkregen zu vermeiden oder zu reduzieren. Um ein drohendes Hochwasser oder Extremwetterereignis ohne Schäden zu bewältigen, empfehlen sich folgende Schritte:

• Informationen über Wetter- und Hochwasserlagen sowie Unwetter- und Hochwasserwarnungen über den Hochwassermeldedienst NRW, die Informationsseiten des Deutschen Wetterdienstes oder z. B. von Meteomedia abrufen und regelmäßig aktualisieren.
• Alle Aktivitäten sind mit dem Hochwasseralarm- und Einsatzplan der Stadt bzw. Gemeinde abzustimmen. Dabei sollte geklärt werden, wer in einem Notfall helfen kann und was für den Objektschutz an Materialien und Hilfsmitteln zur Verfügung steht. Außerdem sind Hochwasservorwarnzeiten als Vorlaufzeit für die Ausführung bzw. den Aktivierungsaufwand geplanter Schutzmaßnahmen sowie ggf. für Ad-Hoc-Maßnahmen zu kennen und zu berücksichtigen.
• Kommunikationswege und Verantwortlichkeiten sind in einem individuellen Alarm- und Einsatzplan bzw. Notfallplan klar zu benennen, um im Ernstfall ein strukturiertes Handeln zu ermöglichen.
• Eine Abstimmung oder ein Erfahrungsaustausch mit anderen Institutionen – falls vorhanden über ein Hochwassernetzwerk – unterstützen den Vorsorgeprozess.
• Befinden sich in der Institution wertvolle Kulturgüter, ist zu klären, welchen Schutz und welche sachgerechte Bewahrung das jeweilige Kulturgut benötigt. Außerdem sollte ermittelt werden, welche Restauratoren im Schadensfall das Kulturgut fachgerecht wiederherstellen.
• Wenn es möglich ist, sind Einrichtung und/oder Güter zu versichern. Wichtige Dokumente sollten für den Fall einer Evakuierung griffbereit vorliegen.
• Beachtet werden sollte im Besonderen, dass die Maßnahmen der Hochwasservorsorge nach Möglichkeit so geplant und ausgeführt werden, dass sie nicht dauerhaft auf Kosten der Nutzung der Einrichtung gehen. So sollte beispielsweise ein ortsfestes Kulturgut nicht dauerhaft aus dem Gefahrenbereich entfernt werden.